Luottamus etä- ja hybridityössä

Luottamuksen muodostumisessa kasvokkaiset kohtaamiset ovat tärkeitä, mutta luottamus ei rakennu vain toimistolla. Hybridityössä luottamuksesta puhutaan usein melko yksinkertaisesti. Ajatellaan, että luottamus syntyy kasvokkain ja etätyö puolestaan vaikeuttaa sen rakentumista. Tutkimusten perusteella asia ei ole näin suoraviivainen.

Kasvokkaiset kohtaamiset tarjoavat luottamuksen rakentumiselle tärkeitä mahdollisuuksia. Samassa tilassa syntyy helpommin epämuodollisia keskusteluja, ja ihmiset saavat enemmän tietoa toistensa tilanteesta, tunnetiloista ja työskentelystä. Kun tällaiset kohtaamiset vähenevät, tiedon jakaminen, läheisten suhteiden syntyminen ja toisten toiminnan tulkitseminen voivat vaikeutua.

Teknologiavälitteinen viestintä välittää usein vähemmän sanattomia vihjeitä, mikä lisää tulkinnanvaraisuutta. Tästä ei kuitenkaan seuraa, ettei luottamus voisi rakentua etänä. Etä- ja hybridityössä vuorovaikutusta ei siksi voi jättää samalla tavalla sattuman varaan kuin silloin, kun ihmiset kohtaavat päivittäin samoissa tiloissa. Kun epämuodollisia kohtaamisia syntyy vähemmän itsestään, tarvitaan tietoisia käytäntöjä yhteydenpitoon, tiedon jakamiseen ja yhteisen ymmärryksen rakentamiseen.

Luottamus syntyy myös siitä, että toinen tekee sovitun työn, vastaa viesteihin, jakaa tarvittavan tiedon ja on muiden tavoitettavissa silloin, kun yhteistyö sitä edellyttää. Etätyössä toisen luotettavuudesta ei saada tietoa seuraamalla hänen läsnäoloaan työpaikalla. Arvio perustuu enemmän työn etenemiseen, viestintään ja siihen, voiko toisen toimintaan käytännössä nojata. Etätyö voikin tehdä näkyväksi sen, mihin luottamus organisaatiossa on aikaisemmin perustunut. Luotettiinko työntekijän osaamiseen ja vastuullisuuteen vai lähinnä siihen, että hänen nähtiin olevan työpaikalla?

Etätyössä näkyvyyden väheneminen voi herättää myös toisenlaista epävarmuutta. Kun työkaverit ja esihenkilö eivät näe samalla tavalla työn arkea, työntekijä saa vähemmän spontaania palautetta ja vihjeitä siitä, miten hänen työnsä ja toimintansa tulkitaan. Tämä voi lisätä pohdintaa siitä, millaisen kuvan muut saavat omasta työpanoksesta ja voiko vähäisempi näkyvyys vaikuttaa esimerkiksi omaan asemaan tai uramahdollisuuksiin.

Suomalaisten työntekijöiden kokemuksia pandemian aikana tarkastelleessa tutkimuksessa työn valvonta ei yleisesti lisääntynyt etätyöhön siirryttäessä. Lähes puolet vastaajista ilmoitti, ettei etätyötä ollut valvottu lainkaan, ja useimpien muiden kohdalla käytettiin samoja käytäntöjä kuin aikaisemminkin. Varsinainen tietokoneen tai näppäimistön sähköinen seuranta oli harvinaista. Työntekijät kokivat työnantajan luottamuksen säilyneen ennallaan tai jopa vahvistuneen.

Pandemian aikana suomalaisen työelämän luottamukseen perustuvat käytännöt näyttivät kantavan myös etätyössä. Tutkijat tulkitsivat, että suomalaisen työelämän institutionaalinen luottamus ja aikaisemmin muodostuneet toimintatavat mahdollistivat nopean etätyöhön siirtymisen ilman yksittäisiin työntekijöihin kohdistuvan valvonnan huomattavaa lisäämistä. Tulos koskee poikkeuksellista pandemia-aikaa, eikä siitä voi suoraan päätellä, että valvonnan ja luottamuksen suhde olisi kaikissa organisaatioissa samanlainen. Se kuitenkin osoittaa, ettei työntekijän siirtyminen pois esihenkilön näköpiiristä automaattisesti johtanut valvonnan lisäämiseen.

Etä- ja hybridityötä koskevassa tutkimuskatsauksessa luottamus kuvataan yhtenä työn ohjaamisen mekanismina. Etätyössä työn jatkuva seuraaminen on vaikeampaa kuin samassa tilassa, joten yhteistyö edellyttää luottamusta. Tämä ei tarkoita, että luottamus poistaisi kaiken johtamisen, tavoitteet tai seurannan. Luottamus ja tarkoituksenmukainen ohjaus eivät ole toistensa vastakohtia. Ongelma syntyy, jos epävarmuuteen vastataan vain lisäämällä kontrollia. Hyvin yksityiskohtainen seuranta voi viestiä työntekijälle, ettei hänen vastuullisuuteensa luoteta. Toisessa ääripäässä täydellinen yhteydenpidon puute voidaan kokea välinpitämättömyytenä tai tuen puuttumisena.

Hybridityössä tarvitaan siis kontrollin puuttumisen sijasta ennakoitavia rakenteita. Työntekijöiden on tiedettävä, mitä heiltä odotetaan, miten työn etenemisestä viestitään ja milloin muiden pitää olla tavoitettavissa. Samalla esihenkilön on huolehdittava tuesta, tiedonkulusta ja yhteisistä tavoitteista. Etätyötä koskevan tutkimuskatsauksen mukaan luottamukselliset suhteet voivat vähentää väärinkäsityksiä ja auttaa sovittamaan ihmisten toimintaa yhteisiin tavoitteisiin. Tätä tukevat tarkoituksenmukaiset teknologiat, yhteisesti jaetut tavoitteet ja esihenkilön tarjoama tuki.

Luottamuksella on merkitystä myös työn sujumisen kannalta. Luottamus sekä tiimin jäsenten välillä että esihenkilöön tukee yhteistyötä ja tiedon jakamista ja on yhteydessä parempaan suoriutumiseen. Etäisyydessä tämä korostuu, koska toisten toimintaa ei voida jatkuvasti nähdä tai seurata, vaan yhteistyön on perustuttava siihen, että muiden osaamiseen, vastuullisuuteen ja toimintaan voidaan luottaa.

Hybridityössä on lisäksi yksi erityinen haaste, jota täysin etäisestä työstä puhuttaessa ei aina huomata. Tiimin kokoonpano vaihtelee jatkuvasti. Jonakin päivänä kaikki työskentelevät etänä. Toisena päivänä osa on toimistolla ja osa kotona. Seuraavalla viikolla toimistolla kohtaavat eri ihmiset. Hybriditiimi ei siten ole pysyvästi lähi- eikä etätiimi, vaan sen maantieteellinen kokoonpano ja riippuvuus teknologiasta muuttuvat päivittäin. Tämä voi muodostaa tiimin sisälle vaihtuvia alaryhmiä. Toimistolla olevat ihmiset keskustelevat keskenään, saavat tietoa epämuodollisesti ja tekevät ehkä pieniä päätöksiä ennen kuin asia ehtii etätyössä oleville. Kyse ei välttämättä ole tietoisesta poissulkemisesta. Fyysisesti lähellä olevien kanssa vuorovaikutus vain syntyy helpommin. Aikaisempi virtuaalitiimitutkimus viittaa siihen, että sijaintiin perustuvat alaryhmät voivat heikentää koko tiimiin samaistumista sekä vaikeuttaa tiedon jakamista, yhteistyötä ja koordinaatiota.

Hybriditiimeissä tilanne on tavallista monimutkaisempi, koska ryhmät eivät välttämättä ole pysyviä, vaan niiden kokoonpano vaihtuu. Tämän vaikutuksista tiedetään vielä melko vähän. Siksi hybridityössä ei riitä, että yksittäinen työntekijä saa valita työskentelypaikkansa. Työn järjestämisessä on huomioitava myös tiimi. Kaikkea ei tarvitse tehdä toimistolla, mutta eri työskentelytapojen pitäisi palvella tehtävää. Monimutkaiset, tulkinnanvaraiset ja yhteisen ymmärryksen rakentamista vaativat asiat voivat hyötyä kasvokkaisesta tai ainakin samanaikaisesta, vuorovaikutteisesti rikkaasta keskustelusta. Yksinkertainen tiedon välittäminen voi puolestaan toimia paremmin kirjallisesti ja ajasta riippumatta.

Tutkijat ovatkin esittäneet, että uusien tiimien kannattaa mahdollisesti tavata aluksi enemmän kasvokkain. Kun ihmiset tuntevat toisensa, tehtävänsä ja yhteiset toimintatapansa paremmin, etätyön osuutta voidaan lisätä. Kyse on kuitenkin tutkimukseen perustuvasta päätelmästä, ei kaikkiin tiimeihin soveltuvasta tarkasta läsnäolopäivien määrästä.

Kasvokkainen kohtaaminen ei myöskään ole ainoa tapa rakentaa ihmissuhteita. Tuoreessa hybridityötä koskevassa tapaustutkimuksessa luottamus vahvistui, kun kasvokkaiset ja digitaaliset työskentelytavat täydensivät toisiaan. Pikaviestimiä käytettiin tehtävien koordinoinnin lisäksi epämuodolliseen ja henkilökohtaiseen keskusteluun. Teknologia ei siis ainoastaan välittänyt työasioita, vaan tarjosi myös tilan ihmissuhteiden ja luottamuksen rakentamiselle. Tutkimus perustui yhden yliopiston innovaatiokilpailua koskevaan tapaustutkimukseen, joten sen tuloksia ei voi sellaisenaan yleistää kaikkiin työyhteisöihin. Sen keskeinen ajatus on silti kiinnostava: verkossa ja kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus eivät välttämättä kilpaile keskenään. Ne voivat vahvistaa toisiaan.

Hybridityön onnistumisen kannalta ratkaisevaa ei siksi ole pelkästään se, kuinka monta päivää ihmiset ovat toimistolla. Olennaisempaa on, mitä eri ympäristöissä tehdään, miten tieto kulkee ja pääsevätkö kaikki yhdenvertaisesti mukaan yhteistyöhön.Luottamus ei rakennu siitä, että ihmiset nähdään työpöytiensä ääressä. Se rakentuu kokemuksesta, että muut tekevät osuutensa, jakavat olennaisen tiedon, ottavat toisensa huomioon ja ovat yhteistyössä tavoitettavissa myös silloin, kun kaikki eivät työskentele samassa paikassa.

Lue lisää luottamuksen syntymisessä työyhteisöissä: Luottamus työyhteisössä – Arpeeti

Lähteet

Handke, L., Aldana, A., Costa, P. L., & O’Neill, T. A. (2024). Hybrid teamwork: What we know and where we can go from here. Small Group Research, 55(5), 805–835.

Kovalainen, A., Poutanen, S., & Arvonen, J. (2022). Luottamus ja työn valvonta pandemian aikana. Työelämän tutkimus, 20(3), 333–361.

Pianese, T., Errichiello, L., & Vieira da Cunha, J. (2023). Organizational control in the context of remote working: A synthesis of empirical findings and a research agenda. European Management Review, 20(2), 326–345.

Rave, L. M., Bader, V., & Kaiser, S. (2025). Trust dynamics and the role of alternating modes of collaboration in hybrid work. German Journal of Human Resource Management. Advance online publication.