7 vink­kiä palaut­teen anta­mi­seen

 In Johtaminen, Työelämä

Palaut­teen anta­mi­nen on oma tai­teen lajin­sa. Eten­kin nega­tii­vi­sen palaut­teen anta­mi­nen saat­taa tun­tua vai­keal­ta. Palaut­teen tar­koi­tus on ennen muu­ta edis­tää ihmis­ten hen­ki­lö­koh­tais­ta kas­vua ja kehi­tys­tä. Työ­elä­mäs­sä kehi­ty­tään kon­kreet­ti­ses­ti työ­tä teke­mäl­lä. Kehit­ty­mi­sen edel­ly­tys on oikean­lai­nen palau­te. Tar­vit­sem­me omaa hen­ki­lö­koh­tais­ta reflek­toin­ti­ky­kyä, jot­ta pys­tym­me oppi­maan koke­muk­sis­tam­me. Tämän lisäk­si tar­vi­taan ulko­puo­li­sen anta­maa palau­tet­ta. Palaut­teen anta­mi­nen ja vas­taa­not­ta­mi­nen ei ole kui­ten­kaan help­poa. Työ­elä­mäs­sä usein toi­vo­taan enem­män palau­tet­ta. Palau­te­ti­lan­teet saa­te­taan kui­ten­kin kokea jopa uhkaa­vik­si. Jos palau­teen annon yhtey­des­sä jou­du­taan lii­kaa nega­tii­vis­ten tun­tei­den val­taan, ihmi­nen ei kyke­ne otta­maan vas­taan aiheel­lis­ta­kaan palau­tet­ta. Lue seit­se­män vink­kiä sii­tä, miten palau­teen anta­mi­ses­ta tulee kehit­ty­mis­tä tuke­vaa eikä ihmis­tä lamaan­nut­ta­vaa.

1. Kan­nus­ta­va ja tur­val­li­nen ilma­pii­ri on elin­tär­ke­ää palaut­teen anta­mi­sen yhtey­des­sä. Palaut­teen anta­mi­nen ja vas­taa­not­ta­mi­nen herät­tää aina tun­tei­ta. Jos palaut­teen saa­ja on nega­tii­vis­ten tun­tei­den val­las­sa, ei hän pys­ty otta­maan palau­tet­ta riit­tä­vän hyvin vas­taan. Nega­tii­vi­set tun­teet kaven­ta­vat mei­dän tark­kaa­vai­suut­tam­me ja saa­vat mei­dät hel­pos­ti puo­lus­tus­kan­nal­le. Ihmi­sil­lä on yli­pää­tään evo­luu­tios­tam­me joh­tuen tai­pu­mus suun­tau­tua voi­mak­kaam­min nega­tii­vi­sia asioi­ta koh­den kuin posi­tii­vi­sia asiois­ta. Tämä joh­tuu sii­tä, että kivi­kau­del­la tark­kaa­vai­suu­den suun­taa­mi­nen nega­tii­vi­siin koh­tei­siin on ollut vaa­ro­jen vält­tä­mi­sen kan­nal­ta elin­tär­ke­ää. Ihmi­sen tark­kaa­vai­suu­den kes­kit­ty­mi­nen hel­pom­min nega­tii­vi­siin asioi­hin aiheut­taa sen, että myös palau­te­ti­lan­tees­sa hän kiin­nit­tää hel­pom­min huo­mio­ta nega­tii­vi­seen palaut­tee­seen. Palaut­teen anta­mis­ti­lan­tees­sa onkin syy­tä kes­kit­tyä ensin vah­vuuk­siin. Tämä syn­nyt­tää luot­ta­mus­ta kes­kus­te­li­joi­den välil­le. Vah­vuuk­siin kes­kit­ty­mi­nen ei kui­ten­kaan tar­koi­ta hymis­te­lyä tai teen­näis­tä kehu­mis­ta. Jokai­sen teke­mi­ses­tä löy­tyy var­mas­ti aito­ja vah­vuuk­sia. Tär­ke­ää on myös yli­pää­tään luo­da orga­ni­saa­tioon sel­lai­nen ilma­pii­ri, jos­sa saa myös teh­dä vir­hei­tä. Vir­heis­tä opi­taan yleen­sä tehok­kaam­min kuin oikeis­ta suo­ri­tuk­sis­ta. Olen itsea­sias­sa sitä miel­tä, että työyh­tei­sön ilma­pii­rin tuli­si olla niin­kin tur­val­li­nen, että kaik­kien vir­hei­tä voi­tai­siin käsi­tel­lä avoi­mes­ti oppi­mi­sen näkö­kul­mas­ta.

2. Palau­te kos­kee aina ihmi­sen tuo­tos­ta tai toi­min­taa. Palaut­tees­sa ei arvioi­da ihmi­sen per­soo­na tai nii­tä asioi­ta, joi­hin hän ei voi vai­kut­taa. Jos moi­tim­me ihmis­tä esi­mer­kik­si hitaak­si, kyt­key­tyy hänel­lä var­mas­ti halu puo­lus­tau­tua. Lii­al­li­nen kri­tiik­ki herät­tää nega­tii­vi­sia tun­tei­ta vas­taa­not­ta­jas­sa eikä hän täl­löin kyke­ne otta­maan palau­tet­ta vas­taan.

3. Palaut­teen on olta­va tar­peek­si yksi­tyis­koh­tais­ta. Yksi­tyis­koh­tai­suus on edel­ly­tys sil­le, että ihmi­nen osaa kehit­tää toi­min­taan­sa. Jos esi­mer­kik­si kir­jan­pi­tä­jäl­le sano­taan, että hän lii­an hidas, ei tämä palau­te vie­lä ker­ro hänel­le, että mis­sä hänen pitäi­si kehit­tyä nopeam­mak­si. Palau­te pitää aina yksi­löi­dä. Ei myös­kään lausah­duk­set, että sehän meni hyvin, edis­tä kehit­ty­mis­tä. Pitää yksi­löi­dä, mikä kon­kreet­ti­ses­ti meni hyvin.

4. Kriit­ti­set kom­men­tit esi­te­tään aina asial­li­ses­ti ja raken­ta­vas­ti. Palaut­teen tai ohjeet voi aina antaa peh­meäs­ti, esi­mer­kik­si kysy­myk­sen muo­dos­sa tähän tapaan: Jos minä oli­sin sinä, niin tut­ki­sin käyt­tö­oh­jet­ta vie­lä tar­kem­min, mut­ta mitäs sinä täs­tä tuu­maat? Täl­lai­nen kysy­mys saa palaut­teen saa­jan myös itse poh­ti­maan aihet­ta tar­kem­min. Myös eri­lai­set ””tyh­mät” kysy­myk­set ovat hyö­dyl­li­siä: Mik­si ajat­te­lit tämän näin? Mitä mui­ta tapo­ja oli­si teh­dä tämä? Mitä kon­kreet­ti­ses­ti tar­koi­tit täs­sä? Olet­ko var­ma, että haluat teh­dä juu­ri noin jat­kos­sa­kin? Kun ihmi­nen saa itse poh­tia tilan­net­ta eikä hänel­le anne­ta suo­raan oike­aa rat­kai­sua, on oppi­mi­nen tehok­kaam­paa. Voi­han myös käy­dä niin, että täl­lä taval­la kyse­le­mäl­lä löy­tyy­kin joku täy­sin uusi tapa teh­dä asioi­ta.

5. Palau­te pitää antaa ajal­laan. Heti, kun alkaa näyt­tä­mään sitä, että nyt ollaan menos­sa met­sään, pitää ohja­ta toi­seen suun­taan. On var­sin nöy­ryyt­tä­vää, jos kuu­lee vas­ta puo­len vuo­den jäl­keen kehi­tys­kes­kus­te­lus­sa, että on esi­mer­kik­si uudes­sa teh­tä­väs­sään koko ajan mene­tel­lyt vää­rin. Tähän vie­lä lisäi­sin esi­mie­he­nä sen, että palau­tet­ta voi antaa jokai­nen työyh­tei­sös­sä toi­sil­leen. Palau­tet­ta ei ole syy­tä kier­rät­tää esi­mie­hen kaut­ta, kos­ka se vain tur­haan alle­vii­vaa teh­tyä vää­rää toi­min­taa. Työyh­tei­sös­sä pitäi­si myös kol­le­goi­den pys­tyä kes­kus­te­le­maan kes­ke­nään avoi­mes­ti työs­tään ja sen kehit­tä­mi­ses­tä myös palaut­teen kaut­ta.

6. Palau­te on dia­lo­gia, ei sane­lua. Tämä on mie­les­tä­ni tär­kein palaut­teen anta­mi­seen liit­ty­vä asia. Dia­lo­gi tar­koit­taa aina tasa-arvois­ta suh­det­ta sii­hen osal­lis­tu­jien välil­lä. Sii­tä miten aito dia­lo­gi poik­ke­aa arki­päi­vän kes­kus­te­lus­ta, voit lukea aiem­mas­ta blo­gis­ta­ni. Palaut­teen anta­mi­sen yhtey­des­sä on väl­tet­tä­vä val­ta­tais­te­lua. Sii­hen ajau­du­taan hel­pos­ti, jos pää­dy­tään väit­te­lyyn palaut­teen aiheel­li­suu­des­ta. Väit­te­ly­ti­lan­ne ei edis­tä mil­lään taval­la kehit­ty­mis­tä. Palaut­teen anta­mi­sen yhtey­des­sä val­lit­see kui­ten­kin läh­tö­koh­tai­ses­ti hel­pos­ti epä­ta­sa­pai­no. Palaut­teen anta­ja voi olla usein esi­mies tai hen­ki­lö, jol­la on enem­män tie­toa suh­tees­sa palaut­teen saa­jaan. Täl­löin palaut­teen anta­jan vas­tuul­la on toi­mia tilan­tees­sa siten, että tilan­tees­ta muo­dos­tuu tasa-arvoi­nen dia­lo­gi. Palau­te­kes­kus­te­lu kan­nat­taa mie­les­tä­ni aina aloit­taa kysy­mäl­lä, mitä miel­tä ihmi­nen itse suo­riu­tu­mi­ses­taan. Yleen­sä ihmi­nen tie­tää itse­kin hei­kot koh­tan­sa teke­mi­sis­sään. Nii­den lii­al­li­nen tois­ta­mi­nen saa ihmi­sen vain puo­lus­tus­kan­nal­le. Kai­kes­ta pys­tyy aina tasa-arvoi­ses­sa dia­lo­gi­ses­sa suh­tees­sa puhu­maan. Mie­les­tä­ni on tär­ke­ää, että työyh­tei­söis­sä kes­kus­tel­laan myös palaut­teen anta­mi­ses­ta ja sii­hen liit­ty­vis­tä käy­tän­nöis­tä yli­pää­tään. Tämä hel­pot­taa molem­min puo­lin palaut­teen anta­mis­ti­lan­tei­siin aset­tau­tu­mis­ta sil­loin, kun palau­te on pai­kal­laan.

7. Palaut­teen tulee suun­tau­tua aina tule­vai­suu­teen. Palaut­teen tar­koi­tus on työn­tää kehi­tys­tä eteen­päin eikä lamaan­nut­taa ihmis­tä nyky­het­keen. Täl­löin ei kes­ki­ty­tä sii­hen, mil­lai­nen suo­riu­tu­mi­nen on nyt, vaan mil­lais­ta sen tuli­si olla tule­vai­suu­des­sa. Kai­kil­la meil­lä on suo­riu­tu­mi­ses­sam­me heik­kouk­sia ja vah­vuuk­sia. Jokai­sel­la meis­tä on myös var­mas­ti poten­ti­aa­lia kehit­tyä eteen­päin. Palaut­teen anta­mi­ses­sa kes­ki­ty­tään tähän kehi­tys­po­ten­ti­aa­liin.  Todel­la teho­kas palau­te antaa ihmi­sel­le mah­dol­li­suu­den näh­dä myös uut­ta kehi­tys­po­ten­ti­aa­lia itses­sään. Tär­ke­ää on myös muis­taa myö­tä­tun­to palaut­teen saa­jaan koh­taan. Kan­nat­taa aina miet­tiä, mil­tä itses­tä tun­tui­si vas­taa­vas­sa tilan­tees­sa ottaa palau­tet­ta vas­taan.

Lue lisää: Kirs­ti Lon­ka (2017). Oival­ta­va oppi­mi­nen.

Recommended Posts