7 vinkkiä palautteen antamiseen
Palautteen antaminen on oma taiteen lajinsa. Etenkin negatiivisen palautteen antaminen saattaa tuntua vaikealta. Palautteen tarkoitus on ennen muuta edistää ihmisten henkilökohtaista kasvua ja kehitystä. Työelämässä kehitytään konkreettisesti työtä tekemällä. Kehittymisen edellytys on oikeanlainen palaute. Tarvitsemme omaa henkilökohtaista reflektointikykyä, jotta pystymme oppimaan kokemuksistamme. Tämän lisäksi tarvitaan ulkopuolisen antamaa palautetta. Palautteen antaminen ja vastaanottaminen ei ole kuitenkaan helppoa. Työelämässä usein toivotaan enemmän palautetta. Palautetilanteet saatetaan kuitenkin kokea jopa uhkaaviksi. Jos palauteen annon yhteydessä joudutaan liikaa negatiivisten tunteiden valtaan, ihminen ei kykene ottamaan vastaan aiheellistakaan palautetta. Lue seitsemän vinkkiä siitä, miten palauteen antamisesta tulee kehittymistä tukevaa eikä ihmistä lamaannuttavaa.
1. Kannustava ja turvallinen ilmapiiri on elintärkeää palautteen antamisen yhteydessä. Palautteen antaminen ja vastaanottaminen herättää aina tunteita. Jos palautteen saaja on negatiivisten tunteiden vallassa, ei hän pysty ottamaan palautetta riittävän hyvin vastaan. Negatiiviset tunteet kaventavat meidän tarkkaavaisuuttamme ja saavat meidät helposti puolustuskannalle. Ihmisillä on ylipäätään evoluutiostamme johtuen taipumus suuntautua voimakkaammin negatiivisia asioita kohden kuin positiivisia asioista. Tämä johtuu siitä, että kivikaudella tarkkaavaisuuden suuntaaminen negatiivisiin kohteisiin on ollut vaarojen välttämisen kannalta elintärkeää. Ihmisen tarkkaavaisuuden keskittyminen helpommin negatiivisiin asioihin aiheuttaa sen, että myös palautetilanteessa hän kiinnittää helpommin huomiota negatiiviseen palautteeseen. Palautteen antamistilanteessa onkin syytä keskittyä ensin vahvuuksiin. Tämä synnyttää luottamusta keskustelijoiden välille. Vahvuuksiin keskittyminen ei kuitenkaan tarkoita hymistelyä tai teennäistä kehumista. Jokaisen tekemisestä löytyy varmasti aitoja vahvuuksia. Tärkeää on myös ylipäätään luoda organisaatioon sellainen ilmapiiri, jossa saa myös tehdä virheitä. Virheistä opitaan yleensä tehokkaammin kuin oikeista suorituksista. Olen itseasiassa sitä mieltä, että työyhteisön ilmapiirin tulisi olla niinkin turvallinen, että kaikkien virheitä voitaisiin käsitellä avoimesti oppimisen näkökulmasta.
2. Palaute koskee aina ihmisen tuotosta tai toimintaa. Palautteessa ei arvioida ihmisen persoona tai niitä asioita, joihin hän ei voi vaikuttaa. Jos moitimme ihmistä esimerkiksi hitaaksi, kytkeytyy hänellä varmasti halu puolustautua. Liiallinen kritiikki herättää negatiivisia tunteita vastaanottajassa eikä hän tällöin kykene ottamaan palautetta vastaan.
3. Palautteen on oltava tarpeeksi yksityiskohtaista. Yksityiskohtaisuus on edellytys sille, että ihminen osaa kehittää toimintaansa. Jos esimerkiksi kirjanpitäjälle sanotaan, että hän liian hidas, ei tämä palaute vielä kerro hänelle, että missä hänen pitäisi kehittyä nopeammaksi. Palaute pitää aina yksilöidä. Ei myöskään lausahdukset, että sehän meni hyvin, edistä kehittymistä. Pitää yksilöidä, mikä konkreettisesti meni hyvin.
4. Kriittiset kommentit esitetään aina asiallisesti ja rakentavasti. Palautteen tai ohjeet voi aina antaa pehmeästi, esimerkiksi kysymyksen muodossa tähän tapaan: Jos minä olisin sinä, niin tutkisin käyttöohjetta vielä tarkemmin, mutta mitäs sinä tästä tuumaat? Tällainen kysymys saa palautteen saajan myös itse pohtimaan aihetta tarkemmin. Myös erilaiset ””tyhmät” kysymykset ovat hyödyllisiä: Miksi ajattelit tämän näin? Mitä muita tapoja olisi tehdä tämä? Mitä konkreettisesti tarkoitit tässä? Oletko varma, että haluat tehdä juuri noin jatkossakin? Kun ihminen saa itse pohtia tilannetta eikä hänelle anneta suoraan oikeaa ratkaisua, on oppiminen tehokkaampaa. Voihan myös käydä niin, että tällä tavalla kyselemällä löytyykin joku täysin uusi tapa tehdä asioita.
5. Palaute pitää antaa ajallaan. Heti, kun alkaa näyttämään sitä, että nyt ollaan menossa metsään, pitää ohjata toiseen suuntaan. On varsin nöyryyttävää, jos kuulee vasta puolen vuoden jälkeen kehityskeskustelussa, että on esimerkiksi uudessa tehtävässään koko ajan menetellyt väärin. Tähän vielä lisäisin esimiehenä sen, että palautetta voi antaa jokainen työyhteisössä toisilleen. Palautetta ei ole syytä kierrättää esimiehen kautta, koska se vain turhaan alleviivaa tehtyä väärää toimintaa. Työyhteisössä pitäisi myös kollegoiden pystyä keskustelemaan keskenään avoimesti työstään ja sen kehittämisestä myös palautteen kautta.
6. Palaute on dialogia, ei sanelua. Tämä on mielestäni tärkein palautteen antamiseen liittyvä asia. Dialogi tarkoittaa aina tasa-arvoista suhdetta siihen osallistujien välillä. Siitä miten aito dialogi poikkeaa arkipäivän keskustelusta, voit lukea aiemmasta blogistani. Palautteen antamisen yhteydessä on vältettävä valtataistelua. Siihen ajaudutaan helposti, jos päädytään väittelyyn palautteen aiheellisuudesta. Väittelytilanne ei edistä millään tavalla kehittymistä. Palautteen antamisen yhteydessä vallitsee kuitenkin lähtökohtaisesti helposti epätasapaino. Palautteen antaja voi olla usein esimies tai henkilö, jolla on enemmän tietoa suhteessa palautteen saajaan. Tällöin palautteen antajan vastuulla on toimia tilanteessa siten, että tilanteesta muodostuu tasa-arvoinen dialogi. Palautekeskustelu kannattaa mielestäni aina aloittaa kysymällä, mitä mieltä ihminen itse suoriutumisestaan. Yleensä ihminen tietää itsekin heikot kohtansa tekemisissään. Niiden liiallinen toistaminen saa ihmisen vain puolustuskannalle. Kaikesta pystyy aina tasa-arvoisessa dialogisessa suhteessa puhumaan. Mielestäni on tärkeää, että työyhteisöissä keskustellaan myös palautteen antamisesta ja siihen liittyvistä käytännöistä ylipäätään. Tämä helpottaa molemmin puolin palautteen antamistilanteisiin asettautumista silloin, kun palaute on paikallaan.
7. Palautteen tulee suuntautua aina tulevaisuuteen. Palautteen tarkoitus on työntää kehitystä eteenpäin eikä lamaannuttaa ihmistä nykyhetkeen. Tällöin ei keskitytä siihen, millainen suoriutuminen on nyt, vaan millaista sen tulisi olla tulevaisuudessa. Kaikilla meillä on suoriutumisessamme heikkouksia ja vahvuuksia. Jokaisella meistä on myös varmasti potentiaalia kehittyä eteenpäin. Palautteen antamisessa keskitytään tähän kehityspotentiaaliin. Todella tehokas palaute antaa ihmiselle mahdollisuuden nähdä myös uutta kehityspotentiaalia itsessään. Tärkeää on myös muistaa myötätunto palautteen saajaan kohtaan. Kannattaa aina miettiä, miltä itsestä tuntuisi vastaavassa tilanteessa ottaa palautetta vastaan.
Lue lisää: Kirsti Lonka (2017). Oivaltava oppiminen.